Munkakör / Munkaköri leírás

Egy vállalkozásban számtalan szakmai feladatot kell a teljes csapatnak ellátnia. Azt, hogy pontosan milyen munkafolyamatokban, milyen tevékenységekben, hányan és milyen felelősséggel végzik ezeket a feladatokat, munkakörökbe és a munkaköröket munkaköri rendszerbe foglalva tudjuk áttekinteni.

Ha egy nagy zenekarban mindenki előtt ott a saját hangszerére és szólamára vonatkozó kotta, és azt legjobb tudása szerint igyekszik is játszani, akkor is kell egy karmester, aki a sok szólamot, hangszert és zenészt összefogja és irányítja. De ha az egyes zenészek nem tudják pontosan, ki, mikor, mit játszik, mikor lép be, milyen módon, hangerővel zenéljen, akkor a végeredmény a legtehetségesebb karmester mellett is eléggé kétséges. Lehet ráérzésből, ösztönből, előző tapasztalásokból is improvizálni, de kitartó, egyenletes, többször ismételhető jó eredményt úgy lehet elérni, ha mindenki pontosan ismeri a kottáját, azt játssza. A vállalkozásban ez a kotta a munkaköri leírás.

A legkisebb vállalatnál is – hacsak nem egyéni vállalkozásról van szó – működik valamiféle munkamegosztás, hiszen a tudások, tapasztalatok speciálisan egy-egy területhez kötődnek, más-más feladatot kell végezniük azoknak, akik előállítják/megtermelik a vállalkozás termékeit, és egészen mást azoknak, akik azt értékesítik vagy a cég pénzügyeit intézik. 

Ez a munkamegosztás jelenik meg a munkakörök rendszerében, amelyeket a szervezeti struktúrából kiindulva tudunk meghatározni úgy, hogy megmondjuk, hogy adott munkakör betöltője

• melyik szervezeti egységben (például gyártás, értékesítés, marketing, pénzügy, HR, IT) és hol (otthon, irodában) dolgozik;
• ki a vezetője, kinek számol be; 
• ha vannak, kik a beosztottai;
• ki helyettesíti őt szükség esetén;
• milyen fő tevékenységeket végez;
• azon belül milyen részletesebb feladatokat lát el;
• kinek mi a felelőssége és döntési jogköre azzal a feladattal kapcsolatosan;
• kikkel kapcsolódik össze a munkája, kikkel kell információt megosztania vagy kitől kell kapnia;
• milyen elvárások vannak a teljesítményével kapcsolatban;
• a munkakör betöltéséhez milyen végzettség, szaktudás, nyelvismeret és személyes képességek, készségek (röviden kompetenciák) szükségesek.

Mindezeket egy munkaköri leírás rögzíti, ami nem csak azért fontos, hogy egy újonnan belépő kolléga pontosan tudja, mi a feladata, mit várnak el tőle, hiszen a követelményeket általában a munkaszerződése részeként már a belépésekor megismeri, hanem a szervezeti struktúra és működés szempontjából is ez az az alapvető legókocka, amiből a működő cég felépül. 

Elkészítése nem csak felesleges adminisztratív kötelezettség, amit muszáj kipipálni, hanem egy komoly eszköz, segítség abban a vezetői munkában, aminek a célja, hogy egy jól működő szervezetben próbáljuk elérni azt, amiért a céget alapítottuk, amiért dolgozunk. 

A munkaköri leírás az alapja a feladatot betöltő kollégák kiválasztásának, toborzásának is: Mit is fog csinálni? Mit kell tudnia? Milyen tapasztalatokat kell hoznia? Milyen embert keressünk?

A munkaköri hierarchia alapján áll fel a javadalmazási rendszer is: a hasonló vagy azonos munkakörökben dolgozó munkatársak – nyilván tapasztalatuktól függően – hasonló szintű bért, juttatásokat kapnak. Ez fontos abból a szempontból, hogy nyugodtan, motiváltan, jó hangulatban dolgozhassanak a kollégák, hogy tudják, hogy egy jól kigondolt rendszer és nem szubjektív szempontok határozzák meg a jövedelmüket. 

És nem utolsósorban a munkatárs személyes jövőképét, fejlődési lehetőségeit, a fejlesztés irányait is a munkaköri leírások és rendszerek alapján lehet pontosabb képpel támogatni: van-e a szakmáján belül további fejlődési lehetősége a cégben, milyen lépcsőkön keresztül válhat vezetővé, ha ezt szeretné, mit kell még tanulnia. Mondhatjuk erre, hogy ez az ő személyes ügye, de ha azt szeretnénk, hogy hosszú távon jó munkatársként nálunk dolgozzon, megtartsuk és ő is megtalálja a számítását a cégben, a karriertervezésével is foglalkozni kell.