Workflow / Workflow-menedzsment / Munkafolyamat-menedzsment

A workflow egy vállalatnál zajló munkafolyamatok összessége. A workflow-menedzsment ennek megfelelően az a tevékenység, amivel ezeket egyszerűsítik, összehangolják, hatékonnyá teszik.

A workflow a vállalatoknál zajló ismétlődő munkafolyamatok összessége. A munkafolyamatok épülhetnek egymásra vagy létezhetnek egymás mellett, végezhetők egymás után, időbeli átfedésben, vagy azonos időben, de sohasem teljesen függetlenek egymástól. 

A munkafolyamatok összeírása, egymáshoz fűződő logikai viszonyuk leképezése a tényleges tevékenységre régóta a cégvezetés érdeklődésének homlokterében van, de egészen az ezredfordulóig jellemzően ennek egy adott részegységen belüli jelentőségére koncentrált a gyakorlat, így lett önálló munkakör például a gyártósorok megtervezése, és az ott zajló tevékenység ellenőrzése és újratervezése.

Az informatika terjedése, a digitalizáció, az új működési keretrendszerek kialakulása – mint az agilis módszertan – és nem utolsósorban az ügyfélélmény mint eredményt befolyásoló tényező előtérbe kerülése vezetett oda, hogy az utóbbi időben a workflow-ban való gondolkodás a szervezetek egészére kiterjed. 

Mára az a vezetés tudomány álláspontja, hogy a jól vezetett cégek olyan szervezeti egységek, mint egy vízzel töltött lufi: bárhol rákoppintunk, a remegés végigfut az egész felületen, vagyis a céget érő bármely külső vagy belső hatásra a szervezet egészének reagálnia kell. A szervezetnek észre kell vennie, és reflektálnia kell egy fogyasztói panaszra éppúgy, mint egy munkatárs észrevételeire a szalag mellől. 

Ehhez pedig az kell, hogy a szervezeti egységek közötti kapcsolatok, élők és érzékenyek legyenek, és a megfelelő módon reagáljanak az őket érő hatásokra. Mindez lehetetlen a workflow precíz feltérképezése, leírása, összehangolása és mindezek folyamatos újragondolása nélkül. Ez a workflow-menedzsment. 

A workflow-menedzsmentet manapság gyakorta emlegetik egy lapon a workflow-menedzsment-szoftverekkel, ezért a workflow-ról való beszélgetéseken érdemes tisztázni, hogy miről is beszélünk. A workflow-menedzsment-szoftverek ugyanis inkább csak leképezik a meglevő munkafolyamatokat, átláthatóvá, követhetővé és számon kérhetővé teszik azokat. 

Ennek természetesen megvan a maga haszna, de mégsem ugyanaz, mint az aktív beavatkozás, az üzleti silók felszámolása, egy régről megmaradt, de fölösleges rutin kiiktatása vagy az erős személyiségek miatt kialakult funkcióhalmozás megszüntetése. A kapcsolat a rendszer és a menedzsment között ugyanakkor indokolt, a workflow-menedzsment-szoftverek, vállalatirányítási rendszerek implementációja gyakran indul az adott cég munkafolyamatainak, szervezeti viszonyainak leírásával és újragondolásával.