Csoportmunka-alkalmazások / Kollaborációs szoftverek

A kollaborációs szoftverek segítségével irodai vagy privát környezetben felhasználók akár nagyobb csoportja is képes projektfeladatokat közösen, akár egymástól távol vagy időben eltolva elosztott erőforrásokkal elvégezni.

A kollaborációs szoftvereket azért hozták létre, hogy egyének nagyobb csoportja, jellemzően vállalati, nagyvállalati környezetben képes legyen együttműködni, így növelve a szervezet hatékonyságát. Ennek a legalapvetőbb feltétele, hogy legyen egy koordinált feladatkezelő, és egy mindenki által elérhető tudás- és dokumentumtár.

A csoportmunkaszoftvereken belül jellemzően minden felhasználónak van egy munkaterülete, munkaasztala, ahol képes rendezni fájljait, hozzáféréseit, dokumentumait. Ez a munkaterület pedig látható, hozzáférhető, kezelhető, megosztható más felhasználók számára is attól függetlenül, hogy fizikailag egy helyen vannak-e. A közös munkaterületen végrehajtott módosítások a teljes szervezet számára szinkronizálva lesznek, biztosítva azt, hogy mindenki ugyanabból az adatbázisból, azonos tudásból dolgozzon.

A felhő alapú kollaborációs szoftverek gyakran nem csak kliensprogramként, hanem egy weboldalon keresztül applikációként jelennek meg. Ezek esetében pedig már nem is az történik, hogy a bejelentkezett, autentikált felhasználók helyben módosíthatják a dokumentumokat és ezt körbeszinkronizálja a rendszer, hanem mindenki a közös, központi felhős adattárolóban lévő példányhoz fér hozzá és valós időben szerkeszthető több ember számára egy időben ugyanaz a dokumentum. Ilyen rendszerekre példa a Google Workplace, a Microsoft Office 365 és a Sharepoint.

A nagy platformokon túl számos egyéb megoldás esik a kollaborációs eszközök kategóriájába, például olyan chat alkalmazások, melyek lehetővé teszik, hogy különböző ad hoc vagy előre definiált elrendezésben az emberek közösen gondolkodjanak, diskuráljanak. Ilyen például a Slack.

Részben ebbe a körbe tartoznak azok a projektmenedzsment-alkalmazások is, melyekben a feladatok hozzárendelhetők személyekhez vagy csapatokhoz (mint például az Asana vagy a Monday.com) és az olyan videókonferencia-alkalmazások is, melyekkel lehetséges csoport szintű videóhívásban megbeszéléseket folytatni és azokat akár rögzíteni, publikálni is (mint a Zoom, Microsoft Teams vagy a Google Meet). 

Csoportmunka-támogató eszköznek minősülnek a felhő alapú tárhely- és fájlmegosztó szolgáltatások is, ahol a csapatok rendszerezhetik fájljaikat és megoszthatják azokat a kívánt külső vagy belső emberekkel: ilyenre példa a Dropbox, a Google Drive vagy a Tresorit.

Ahhoz, hogy vállalati környezetben is használható legyen egy kollaborációs eszköz, elengedhetetlen, hogy a cég oldaláról egy adminisztrátori felületen kezelhetők legyenek a hozzáférések, átlátható és elszámoltatható legyen minden tevékenység. Fontos szempont a kiberbiztonság, adatvédelem is.

A felhős eszközök egy másik különleges képessége, hogy minden változás valós időben követhető, sőt többnyire vissza is nézhetők a lépések, korábbi állapotok is könnyedén visszaállíthatók. Ez azért fontos, mert az üzleti életben manapság nagyon gyorsan történnek az események, nem feltétlenül van idő mindent alaposan megfontolni és az ezer szálon futó projektekben gyakran előfordulnak hibák, melyeket tudnunk kell könnyedén javítani, a még hibátlan állapotot visszaállítani.