Gantt-diagram

A projektmenedzsment alapvető tervezési eszköze a Gantt-diagram. Az ábra határidőket szab a projekt egyes tevékenységeinek elvégzésére, és megmutatja, hogy az egyes tevékenységek végezhetők-e időbeli átfedésben vagy sem, illetve milyen erőforrásokra lesz szükség az egyes időpontokban.

Több mint 100 éves, de ma is jól használható és végtelenül egyszerű eszköz a projekttervezéshez a Gantt-diagram. Ez egy ábra, amely pontosan megmutatja, hogy a projekt milyen tevékenységekből áll, melyiknek mi a kezdési és zárási időpontja, illetve melyik milyen erőforrásokat igényel. 

Az akár Excelben is létrehozható ábra lényege, hogy a függőleges tengely mentén feltüntetjük a projektet alkotó tevékenységeket, tehát például egy lakásfelújításnál a bontást, a közművek cseréjét, a falazást, a burkolást, a festést stb. A vízszintes tengely a projekt megvalósítási idejét mutatja, hetekre, napokra, vagy akár órákra lebontva a projekt méretétől és teljes időigényétől függően (a rántottasütés Gantt-diagramja akár percekben is mérhet).

Ezután minden tevékenységre vonatkozóan eldöntjük, hogy az várhatóan mennyi időt vesz igénybe, és ennek megfelelő mennyiségű időegységet vízszintesen kiikszelünk vagy beszínezzük a táblázatban. 

Ha minden tevékenységre megvan az időkeret, akkor a színes szakaszokat vízszintesen addig toljuk, amíg az eleje a kezdés várható napjához nem kerül. Ebben a műveletben figyelembe vesszük, hogy az egyes tevékenységek mennyiben végezhetők egy időben. 

Az átfedések korlátja lehet technológiai (a lakásfelújítós példánál maradva pl. a beton kötési ideje, a festék száradása) vagy emberi erőforrásbeli korlát is. Amíg a beton köt, nem falazhatunk rá. Ha kőművesünk a burkolónk is egyben, akkor nyilván nem várhatjuk el, hogy egyszerre falazzon és burkoljon, ebben az esetben a burkolás nem kezdődhet a falazással átfedésben. 

E korlátok miatt a betonozás és a falazás, illetve a falazás és a burkolás színes sávjainak nem lesz olyan szakasza, ami egymás fölött helyezkedne el. Más lenne a helyzet, ha a kőművesek és a burkolók két külön csapat lenne, mert akkor az elkészült falakon a burkolók már dolgozhatnának, amikor a kőművesek máshol még falaznak. Ilyenkor az egyes tevékenységek időkerete (színes sávja) átfedésbe kerül, és a teljes projektidőszak lerövidül. 

A Gantt-diagram összességében megmutatja az egész projekt elvégzésének időkeretét, hiszen a legelőször induló tevékenység kezdő időpontja és a legutolsó tevékenység záró időpontja a teljes projekt időkeretét mutatja majd. 

A Gantt-diagramban feltüntethetők a szükséges erőforrások is. A legjobb példa az emberi munkaerő. A falazásnál és a burkolásnál maradva, ha nincs időbeli átfedés a tevékenységek között, akkor nincs szükség egy időben két csapatra, vagyis a munkaerőigény a két munkafázis teljes ideje alatt változatlan. Ha azonban van átfedés, akkor a közös időszakban egyszerre több emberünknek kell a helyszínen dolgoznia. 

A Gantt-diagram helyesen alkalmazva (azaz az egyes tevékenységekre reális átfutási idővel kalkulálva) azt is megmutatja, hogy melyik munkafázis szenvedett késedelmet, és emiatt melyik másik tevékenységek induló időpontja csúszott el, vagyis egyértelmű felelősségi viszonyokat teremt az egyes csapatok között.