KPI / Key Performance Indicator

A KPI (Key Performance Indicator – fő teljesítménymutató) a tényleges teljesítményt mérő szám, amelyet az egész cégre, egyes részlegekre vagy folyamatokra, vagy akár projektek előhaladásának mérésére is kidolgozhatunk. Ha jó a mutató, akkor világosan jelzi, hogy milyen jól dolgozunk, de ha rosszul alkotjuk meg, akkor gyakran nem a teljesítményt, hanem annak látszatát, az erőforrások pazarlását méri és díjazza.

A KPI, más néven Key Performance Indicator, mint a neve is mutatja, egy „Fő Teljesítménymutató”. Ennek segítségével számszerűsíteni lehet a ténylegesen elért eredményeket egy területen, egy folyamatban vagy bármilyen céges műveletben. 

Egy cég életében nagyon fontosak a stratégia célkitűzései és az alapfolyamatok, mint például a termelés, az értékesítés és az árbevétel alakulása. Ezek azonban csak akkor érnek valamit, ha mérhető teljesítményt nyújtanak, haladnak előre, és nem csupán ködös megfogalmazások mentén alakulnak a folyamatok. Amióta a világban profitorientált gazdálkodó szervezetek vannak – és ez elég régi sztori –, így vagy úgy, de igyekeznek mérni a teljesítményt. 

A számtalan jó és néhány kevésbé jó mutatószám közül emelkedik ki a Key Performance Indicator, amely egy cég fő működését vagy egyes folyamatait, esetleg projektjeit jellemzi. Minden azon múlik, hogy a mutatót hogyan dolgozzuk ki. Ha jól és körültekintően alkotjuk meg a szabályokat, akkor számszerűen képes mérni az előrehaladást. Ha nem jól alakítjuk ki ezeket, akkor pedig nem az előrehaladást méri, hanem csak az erőfeszítést – akár hasznos az, akár nem. 

Ha például az a mutató alapja, hogy az értékesítők mennyi bevételt hoznak, akkor elég világos, hogy a több bevétel nemcsak jobb mutatót, hanem több eredményt is jelent a cégnek. Ha az a mutató alapja, hogy az értékesítő mennyit dolgozik, akkor a sok munkában töltött idő jobb mutatót eredményez, de ez nem feltétlenül jobb nekünk – lehet, hogy az értékesítők csak múlatják az időt az irodában, hogy a részleg jó pontokat kapjon. Ezért sok bért kaphatnak, a bevétel mégsem jön. 

A fenti példa banális lehet, de számtalan vizsgálat mutatja, hogy az alkalmazottak, a részlegek, a partnerek, sőt egész országok is megdöbbentően jól alkalmazkodnak az éppen aktuális KPI-hoz. Ez jó hír, ha maga a mutató jó, de rossz, ha nem az, és a történelem tele van olyan cégekkel és országokkal, amikben rossz érdekeltségek mentén rossz KPI-khoz alkalmazkodott mindenki, és ez bukáshoz vezetett.

Jó KPI-t bármire ki lehet dolgozni, a cég egésze mellett egyes területekre vagy konkrét projektekre is. Különösen nagy jelentősége van azokon a területeken, ahol maga a vezető nem látja át teljesen a folyamatot. Tipikusan ilyen szokott lenni az informatikai fejlesztés, amiben mindenki olyan szavakkal és kifejezésekkel dobálózik, aminek a felét sem értjük. Egy ilyen helyzetben egy jól megalkotott KPI sokat lendít a bizalmi viszony fenntartásán, és növeli a tényleges eredmény elérésének esélyét. 

Végül pedig a KPI esetében riasztási szinteket is kidolgozhatunk, ha például a bevétel egy bizonyos szint alá esik vagy egy-egy részfolyamatban túlságosan elszállnak a költségek a teljesítmény egységeire vonatkoztatva, egy jól kidolgozott KPI időben riaszthat, és a menedzsment beavatkozhat.