MIS / Management Information System / Vezetői információs rendszer

A vezetői információs rendszer (MIS) egy hardveres és szoftveres informatikai megoldás, mely a vállalat vagy szervezet működését segíti elő, javítja. A MIS többféle online rendszerből szerezhet be adatokat, elemzi azokat, majd a létrejövő információkat riportokba rendezi, így támogatva a felsővezetői döntéshozatalt.

Egy vezetői információs rendszer célja, hogy a döntéshozatal a lehető legszélesebb információs bázisra épüljön, a lehető legtöbb adat álljon rendelkezésre, és így a valóságról a lehető legpontosabb képpel rendelkezzen a menedzsment egy döntés meghozatala előtt. 

Fontos, hogy a döntéshez használt adatbázisok pontosak, frissek, részletesek és a lehető legtöbb helyről származó adatokat tartalmazzák a folyamatokkal kapcsolatban. A szervezeten belül a MIS olyan területekről hoz be adatokat, mint a pénzügy, leltár, HR, projekttervezés, gyártás, ingatlanüzemeltetés, marketing, anyagbeszerzés vagy a kutatás-fejlesztés. 

A MIS feladata első körben az, hogy ezekről a területekről – akár automatizáltan, mesterséges intelligenciával – begyűjtsön adatokat, majd ezt követően tárolja, elemezze és elérhetővé tegye a következtetéseket és magukat az adatokat is a menedzserek számára, akik szeretnének belelátni a folyamatokba.

A MIS egyik célja, hogy a különböző adatpontok közti korrelációkat felfedje, ezáltal hatékonyabbá és biztonságosabbá téve a döntéshozatalt. Például, ha a historikus adatok alapján az értékesítés jelenlegi teljesítményéből kalkulálható, hogy milyen erőforrásra lesz szükség a következő negyedévben, akkor az összevethető azzal, hogy a HR hogyan áll a toborzással vagy képzésekkel, ami jobb kihasználtsághoz és így jobb üzleti eredményekhez vezethet. Ugyanígy, ha a marketingköltéseket földrajzi eloszlás szerint lehet csoportosítani és ezek összevethetők az eladási adatokkal, akkor kiderül, hogy mely kampányok működtek jobban vagy mely területeken érdemes növelni az intenzitást.

A MIS nem egyszerűen egy szoftver, hanem egy emberi és gépi lépéseket is tartalmazó komplex rendszer. Egy jó vezetői információs rendszer nem egyszerűen összeszedi és tárolja az adatokat, hanem a menedzsment számára elérhető és értelmezhető formába is hozza azokat. Végeredményben jobb ügyfélélmény érhető el azáltal, hogy a döntések valós visszajelzésekre épülő, gyors és pontos beavatkozások lesznek. Nem csak a belső működési hatékonyság és rugalmasság nő, tehát nem csak gyorsabban és jobban tudja a vállalat ugyanazt gyártani, de a piaci igények, a trendek változását is közelebbről képes érzékelni.

Azon túl, hogy a döntéshozatalt támogatja és az üzleti teljesítmény mérését segíti, jelentős szerepe lehet egy ilyen rendszernek abban is, hogy a különböző részlegek, üzletágak közötti kommunikációs űrt kitöltse, illetve mivel az egyes tevékenységekkel kapcsolatban szinte minden szempontból rendelkezik a cég releváns információkkal, így a hibák kiszűrése, észrevétele is hamarabb és nagyobb valószínűséggel megtörténik. 

Nehézsége azonban, hogy egy valóban jól működő MIS kiépítése és üzemeltetése rendkívül drága és messze nem utolsósorban a munkavállalókat is ki kell képezni a használatára.